Il Ruolo della Comunicazione interna alle aziende in tempi di crisi

di Simone Colombo, Partner yourHR

70%

È il numero stimato delle aziende che hanno dovuto sospendere le proprie attività con due differenti criticità da gestire:

• Le attività meno votate alla produzione in senso “stretto” lavorano per lo più da remoto mediante l’ormai famoso “Smart Working”;
• Le attività tipicamente manifatturiere e produttive sono state costrette ad interrompersi ed i lavoratori messi in ferie forzate o, peggio in Cassa Integrazione, una riduzione sensibile del reddito per molti, ma anche una situazione di maggior preoccupazione data l’incertezza del momento.

L’attuale situazione ha creato un senso di profonda incertezza su tempi e modalità di ripartire. La sicurezza invece è che sarà tutto diverso. In questo scenario caratterizzato da un lungo periodo di inattività o attività in “solitaria” la comunicazione interna all’azienda diventa di fondamentale importanza, ma anche per chiarire ed organizzare l’attività lavorativa: in poche parole far sentire ognuno partecipe della propria realtà e dare un significato concreto all’Hastag #distantimauniti che spesso si legge sui social.
Una comunicazione tempestiva è una delle prime attività da pianificare. È utile che l’azienda organizzi il proprio modo di comunicare e deleghi a persone chiave la trasmissione del messaggio, per poter raggiungere chiunque ed organizzare il lavoro in modo chiaro ed efficace.
Abbiamo conosciuto il ruolo degli “Ambassador” quali veicolo ottimale per la comunicazione esterna dell’azienda parlando di Employer Branding; questi diventano ora fondamentali per veicolare al meglio il messaggio e la comunicazione interna, soprattutto quella informale.
Qualora non ci fossero queste figure, tocca ai responsabili dare prova di managerialità, nel rimanere in contatto con i propri collaboratori, sia che fossero in home working, sia che fossero in ferie o cassa integrazione. Anche ai responsabile è chiesta una comunicazione più “umana” ed informale, ma con l’obiettivo di essere chiara ed efficace.

“Occorre non dimenticare mai che i dipendenti dell’Organizzazione sono inevitabilmente dei testimoni particolarmente credibili, della realtà aziendale e possono veicolare, se adeguatamente informati e formati, messaggi rassicuranti sull’evoluzione della crisi. Ma se vengono tenuti all’oscuro di quanto sta succedendo, possono diffondere all’esterno l’ansia che inevitabilmente si portano dentro contribuendo alla percezione negativa dell’accaduto e, in ultima analisi dell’azienda stessa.” Questo afferma M. Stancati, Docente di Comunicazione in Roma e da questa affermazione è necessario partire per comprendere l’importanza di strutturare una comunicazione efficace e coinvolgente nei periodi di crisi.

Gestire un team di lavoro con differenti esigenze, spazi lavorativi reali e/o virtuali e tempi differenti, senza controllo diretto è possibile solo se tutti hanno una visione comune e chiarezza degli obiettivi, il più possibile condivisi affinché tutti gli attori siano coinvolti.
Si parla di Visioning come approccio di condivisione dei valori aziendali, degli obiettivi e come guida per l’organizzazione. Curare la comunicazione è fondamentale perché è funzionale all’allineamento dei team di lavoro e del coinvolgimento di ognuno al raggiungimento degli obiettivi. La comunicazione passerà da meeting fisici a social network aziendali, istant messaging e comunicazioni formali così che il flusso informativo sia puntuale e diffuso. Comunicare frequentemente è un diktat per rispondere alla scarsità informativa generata dalla minor presenza fisica al fine di accrescere la relazione tra i componenti del team di lavoro. Le riunioni, seppur di breve durata dovranno essere il più frequenti possibile per trasmettere vicinanza ed accertarsi che il lavoro da svolgere sia chiaro e non sorgano troppi dubbi sull’esecuzione.

Se come si dice da tempo “Culture is a king” ovvero l’obiettivo aziendale è quello di creare community per istillare un substrato culturale positivo, ora che il lavoro da remoto è più frequente si può riformulare il diktat con: “Content is a king”, ovvero materiali ed informazioni utili e disponibili facilmente in tempo reale e per chiunque.

Per permettere questa diffusione, le aziende si possono servire di canali ufficiali, quali le Intranet Aziendali – Newsletter – E-mail o portali dedicati dove saranno trasmessi i messaggi della direzione in modo chiaro e preciso, con lo scopo primario di informare tutti i collaboratori interni sullo stato della situazione aziendale. Mediante gli ambassador aziendali si potranno stimolare le chat aziendali – i le social internet o i canali informali per raccogliere i dati e conoscere il sentiment dei propri collaboratori con l’obiettivo di supportarli.

Infine coinvolgere i propri dipendenti.
Le persone sentono il bisogno di essere parte di una comunità, così è possibile sfruttare le piattaforme tecnologiche per attività di gaming, formazione che vada oltre le competenze aziendali, ma si occupi di aspetti della vita sociale, quali corsi di yoga dedicati, allenamenti specifici, corsi di cucina ed altro.
Essere parte di un gruppo permette ad ognuno di noi di identificarsi ed allinearsi con la propria azienda, proprio grazie al senso di sicurezza che tutte queste comunicazioni infondono si aumenta il senso di appartenenza che diventa fondamentale quando ci si trova a lavorare in solitaria.

In una situazione di emergenza può capitare di sottovalutare 4 aspetti, con effetti molto negativi sulla fiducia verso l’azienda:

1. Mancanza di dialogo: Il primo errore è quello di limitarsi a fornire informazioni informali. In questi momenti è giusto fornire messaggi diretti ed ufficiali, ma è necessario aprire anche un dialogo con i propri dipendenti. In situazioni di distanza è fondamentale trovare ogni canale utile per ascoltarli.

2. Mancanza di sincerità: Le informazioni, soprattutto quelle ufficiali devono essere corrette e raccontare la verità. Un passaggio falso creerebbe una mancanza di fiducia con un effetto amplificatore rischioso.

3. Pensare che non ne parlino: Un errore è dare per scontato che una situazione conclamata come questa non generi disagio o difficoltà interne. Pur essendo una problematica che coinvolge tutte le realtà e non la singola azienda, le persone parlano, si confrontano e cercano supporto proprio perché accomunate da un’ugual situazione senza un termine chiaro ed una soluzione definita.

4. Fornire informazioni scoordinate: Un piano di comunicazione non definito prima di comunicare genera disinformazione e, ancora peggio, “chiacchiere”.

Qual è il risultato di una comunicazione efficace?

Le aziende stanno sempre di più postando sui social o comunicando esternamente le proprie politiche sul personale a dimostrazione che una corretta gestione della comunicazione interna permette di migliorare anche la comunicazione esterna e supportare il proprio brand aziendale. Mantenere uniti i propri collaboratori in questi momenti rafforza il senso di appartenenza, proprio perché vivono un riconoscimento ed il coinvolgimento aziendale.
L’immagine aziendale all’esterno cresce.
Questa nuova fiducia generata sarà anche possibile supportare il cambiamento; una nuova piattaforma gestionale, un nuovo metodo o processo organizzativo potranno essere accettati e supportati più facilmente rispetto periodi di “normale attività”.

Ne sono esempio: Valentino, famosa Maison di moda che sulla propria pagina LinkedIn ha pubblicizzato i corsi dedicati pubblicati sulla propria intranet ed a disposizione dei propri dipendenti.
Barilla che ringrazia ufficialmente i propri dipendenti con una pagina di giornale; Luxottica che pubblicizza il taglio degli stipendi dei propri manager a favore di un’integrazione dei salari per i propri dipendenti. Se l’effetto della politica HR è a favore delle tasche dei propri dipendenti, raccontare questa scelta con un messaggio pubblico rafforza l’immagine del brand.
Infine Giorgio Armani che invia in una lettera alla rivista americana di fashion WWD un manifesto di una nuova idea di organizzazione del lavoro fatta di più umanità e ritmi di lavoro meno stressanti.

Da HR siamo sempre più chiamati a coinvolgere le persone, supportare questo cambiamento concentrandoci sempre di più sull’umanizzazione delle organizzazioni. Per questo motivo la comunicazione interna diventa sempre più uno strumento fondamentale. Imparare a comunicare in modo autentico aiuta a stabilire relazioni fiduciarie che predispongono le persone ad accogliere le politiche del personale con maggiore apertura e coinvolgimento.