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Risk management nell’area HR

di Carla Santambrogio, Partner yourHR

 

Sicuramente l’idea di incrociare le tecniche di Risk Management e Controllo Interno con le attività di HR mi è venuta dalla doppia esperienza, decennale come Internal Auditor e ventennale come HR Director.

Prima ancora di scrivere di rischi e controlli vorrei soffermarmi sugli obiettivi.

Quali possono essere gli obiettivi dell’HR? Ogni organizzazione può declinarli in modo diverso o individuarne di specifici, ma possiamo evidenziarne alcuni piuttosto condivisi:

° Creare e mantenere un ambiente di lavoro positivo

° Inserire risorse adeguate e motivarle, in particolare attrarre e trattenere i talenti

° Predisporre efficaci processi di valutazione, remunerazione e piani di carriera. Efficaci per i dipendenti e soddisfacenti per l’azienda

° Introdurre e gestire processi di formazione e sviluppo che garantiscano l’adeguatezza delle competenze

° Assicurare un affidabile processo di payroll, predisporre validi contratti per tutta la vita lavorativa del dipendente, dall’assunzione agli MBO, ai rinnovi, alle dimissioni.

L’elenco, come dicevo, è solo esemplificativo, per traghettarci alla domanda: come posso ragionevolmente assicurarmi che questi obiettivi vengano raggiunti e mantenuti nel tempo?

Sicuramente una corretta realizzazione e successiva gestione di tutti i processi connessi è il passo fondamentale, che si compie nella quotidiana attività di un’area HR e nei compiti svolti dal team.

Le tecniche di Risk Management e Controllo Interno possono però fornire un aiuto non indifferente nell’identificare e mitigare tutti quei fattori che possono nuocere al corretto funzionamento del processo.

Innanzitutto occorre conoscere con accuratezza il processo, sia come è stato disegnato, sia come funziona effettivamente. Gli strumenti mutuati dalle suddette tecniche sono il flow-chart e il walk through, cruciali per individuare i punti dove qualcosa non funziona come dovrebbe.

Prendiamo ad esempio il processo di selezione, lo mappiamo dall’inizio alla fine, individuando le responsabilità nelle varie fasi:

  • Come viene determinato il fabbisogno di risorse e le caratteristiche richieste
  • Scelta del recruiter, interno o esterno, e flussi di scambio di informazioni; criteri per gli screening iniziali
  • Svolgimento dei colloqui e strutturazione degli stessi
  • Processo decisionale per la scelta
  • Definizione del contratto individuale
  • Gestione e archiviazione dei files, relativi accessi

Si tratta di un’analisi qui semplificata, che può arricchirsi di dettagli se opportuno, ma il concetto è avere una visione globale del processo as is e delle sue implicazioni. 

Una volta descritto il processo si passa all’individuazione dei rischi potrebbero comprometterne il corretto fluire del processo e dare loro una valutazione espressa solitamente in magnitudo o impatto e probabilità. In parole povere: che cosa succede se accade questo evento? Quanto grave sarebbe l’impatto?

Sempre a titolo esemplificativo, che cosa succederebbe se il recruiter a cui mi affido non fosse in grado di scegliere le giuste persone e mi facesse perdere importanti opportunità? Quale sarebbe l’impatto di avere una persona non adeguata in un ruolo chiave?

Il passo successivo è la comprensione di quali controlli sono in atto per mitigare questi rischi e, soprattutto, se sono adeguati o stanno funzionando.

Valutiamo, nel nostro esempio, i criteri di scelta e monitoraggio dei recruiter, l’esistenza di un canale informativo efficiente, la presenza di job-description accurate e attuali.

Il sistema di controllo viene valutato nel suo complesso, sia in termini di efficacia che di costi relativi alla sua implementazione e al suo mantenimento. A volte i controlli mancano, a volte sono troppi e inutili. 

A valle di questa valutazione, si procede a individuare e mettere in atto le azioni migliorative.

Nella maggior parte dei casi il responsabile HR ha le leve decisionali per mettere in atto le azioni che possano rinforzare o inserire punti di controllo, ottimizzare i processi e di conseguenza ridurre i rischi a un livello ritenuto accettabile.

Possono essere adottati criteri diversi per la scelta del recruiter, può essere individuato un interlocutore preciso per il flusso di comunicazione, può essere introdotto un sistema di monitoraggio di fasi intermedie del processo, possono essere aggiornate e migliorate le job-description.

Per concludere, l’attività di Risk Management costante e una forma mentis attenta e focalizzata sulla sequenza: Obiettivi > rischi > controlli > azione migliorativa

possa fornire un notevole beneficio alla gestione HR nel suo complesso sia evitando danni non previsti 

che mantenendo l’attenzione sul cuore dei processi. Efficacia ed efficienza, in sintesi, non è poco.

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  • Posted by yourhr
  • On 15 Gennaio 2024
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