Quale futuro per lo Smart Working? Risultati Survey

di Alberto Bernard, Partner yourHR

Summary

261 rispondenti. Importante partecipazione delle PMI. Smart Working non applicato prima dell’esperienza “tutti a casa” per la maggioranza dei partecipanti. Organizzazione delle attività poco strutturate e pianificate. Produttività ed autonomia accresciute e responsabilizzazione elevata. Frequenza preferita 1-2 giorni alla settimana. Vantaggi maggiormente apprezzati: risparmio dei tempi di viaggio, riduzione dell’inquinamento, “essere più concentrati”, trascorrere più tempo con i familiari, lavorare per obiettivi.
Queste in pillole le indicazioni che scaturiscono dalla Survey di YOURgroup/yourHR sullo Smart Working.

Facciamo il punto sull’esperienza Smart Working di questi mesi, analizzando i risultati della Survey YOURgroup/yourHR, appena conclusa. Cercheremo da un lato di capire se si è trattato di vero Smart Working e dall’altro di comprendere quali sono le prospettive del lavoro agile in Italia e cosa si può fare per contribuire alla sua diffusione.

L’indagine ha avuto 261 rispondenti, dai settori organizzativi più diversi, con prevalenza da aziende con > 250 dipendenti (49%) .Rilevante la partecipazione delle PMI con il 45%, il che significa che il tema è al centro della loro agenda. Le fascia di età che prevale è quella 40-49 anni (il 39%). In termini di genere, il 52% sono donne. Hanno risposto in prevalenza impiegati e quadri (67%), ma anche dirigenti (14%) ed alcuni imprenditori (8%).

La Survey si è focalizzata su sei aree di indagine:

• Conoscenza dello SW;
• Organizzazione del lavoro, ovvero tutto quello che permette di essere efficaci ed efficienti nelle attività in SW;
• Relazioni e Comunicazione, ovvero i rapporti con il manager, fra colleghi, con l’imprenditore ed il Top Management;
• Gestione del Team, nelle attività da remoto;
• La Performance e il Monitoraggio;
• “Il lavoro, come lo vorrei”, ovvero cosa manca e cosa si potrebbe cambiare, potendolo fare.

Il primo dato che fa riflettere è che il 55% dei rispondenti non aveva mai lavorato in Smart Working, prima dell’emergenza Covid (febbraio 2020). Indica il limitato livello di diffusione del lavoro agile in Italia, ma anche come il ricorso a questa modalità sia stato più che altro il risultato della misura emergenziale “tutti a casa”. Le organizzazioni che già utilizzavano lo Smart Working, per lo più multinazionali e grandi aziende, e sia pure in misura limitata, non più di uno/due giorni a settimana, si sono trovate pronte. Tutte le altre hanno dovuto improvvisare. Lo conferma anche il fatto che il 44% dei rispondenti dichiara che l’attività non è stata regolata da normativa aziendale.

Il 77% dei rispondenti dichiara di avere un luogo tranquillo per concentrarsi sulle attività. Dato positivo che tuttavia, al di là del tema delle dimensioni delle abitazioni non analizzabile, verosimilmente riflette la fascia di età prevalente dei rispondenti (40-49) e quindi un contesto familiare in cui se ci sono figli, probabilmente non sono più piccoli.

Le maggiori difficoltà incontrate nell’usare gli strumenti tecnologici in Smart Working riguardano problemi con la connessione (40%), cosa che non sorprende dato lo stato della diffusione della banda larga.

L’esistenza di normativa aziendale ha riguardato in massima parte la protezione e riservatezza dei dati aziendali (70%), le misure di sicurezza (60%), l’orario e fasce di reperibilità (52%), mentre la scelta del luogo ove lavorare ed il diritto/dovere di disconnettersi sono rimasti ai margini (29% e 22%).

In merito alla formazione/informazione specifica su come lavorare in SW, prevalgono gli aspetti operativi concernenti la partecipazione/organizzazione di video call e riunioni (38%) ed il supporto help desk (33%). Altri aspetti qualificanti per un efficace SW, quali il relazionarsi con i responsabili e con i colleghi (27%), organizzare l’attività giornaliera (23%), e soprattutto gestire le priorità e lavorare per obiettivi (19%) sono stati marginalmente considerati dalle organizzazioni dei rispondenti.

E’ stato chiesto ai partecipanti se si sentano responsabilizzati sulle attività da svolgere (voto con scala 1-5). Il 62% ha votato 5 collocandosi nell’area del sempre, il 24% ha dato 4. Un giudizio quindi confortante sul fatto che il lavoro agile non ostacola di per sé la motivazione e la responsabilizzazione.

Come sono cambiate le interazioni lavorative nell’esperienza di SW? Il 65% dei rispondenti riferisce che sono variate. Diminuite con i colleghi (47% vs 38%), aumentate con i responsabili (37% vs 30%). Non sorprende che siano diminuite con i clienti (28% vs 12%) e con i fornitori (17% vs 12%). Sempre in termini di relazioni, le percezioni dei rispondenti sono incoraggianti relativamente a maggiore autonomia (69%) e maggiore fiducia (41%). Per quanto riguarda la delega (39%) ed il coinvolgimento (25%), c’è ancora del lavoro da fare.

Ancora in merito a come è stato organizzato il proprio lavoro, il dato, pur positivo, mostra margini di miglioramento, in prospettiva di evoluzione futura. Il 51% dei rispondenti ha dichiarato per obiettivi; il 36% senza pianificazione, il 21% per compiti assegnati giorno per giorno. Quindi per il 57% il lavoro in SW appare ancora poco strutturato e lasciato all’attitudine dell’individuo di pianificare le attività. Queste risposte sono coerenti con il tema su come è stata strutturata la comunicazione con l’organizzazione aziendale, dove prevale l’approccio estemporaneo. Il 56% dei rispondenti viene contattato in caso di necessità, il 37% con metodo, inteso come contatti programmati. Il 45% riferisce che in caso di necessità si rivolge al responsabile o ad un collega esperto. Solo l’11% riferisce dell’esistenza di momenti per parlare dell’esperienza in SW. Tuttavia, è positivo che il 46% dei rispondenti riceva/dia feedback sull’attività svolta, anche se il 29% lo fa in modo saltuario.

E’ stato chiesto ai partecipanti se hanno avuto occasione di seguire percorsi di formazione. Quasi il 70% ha risposto positivamente. Il 40% di propria iniziativa, ma solo il 29% su indicazione dell’Azienda.

Per i responsabili di un Team e/o di collaboratori, il 67% valuta il rendimento del lavoro del Team in linea con gli standard/aspettative. Il 23% superiore agli standard/aspettative e solo l’8% inferiore. E’ un dato significativo. Conferma che lo Smart Working non ostacola ed è anzi una modalità che valorizza il lavoro in Team.

In tema di verifica dei risultati individuali durante l’esperienza in SW, il 64% dei rispondenti non registra nessun cambiamento. E’ verosimile che questo significhi l’assenza di un sistema di monitoraggio. Per il 29% non c’è un sistema di verifica. Interessante che via sia comunque un 5% per il quale un sistema di verifica è stato introdotto per la prima volta, segno che almeno in 13 casi, le aziende si sono poste il problema.

In merito al controllo orario delle attività svolte in SW, il 77% dei rispondenti ha dichiarato che non esiste nella propria organizzazione.

Qual è la percezione dei rispondenti in termini di produttività, autonomia rispetto all’attività svolta in azienda, chiarezza degli obiettivi, dall’inizio dello Smart Working?

La produttività è aumentata nel 48% dei casi, l’autonomia nel 45% dei casi. Solo per il 16% la produttività è mediamente diminuita. Solo per il 29% dei rispondenti gli obiettivi sono chiari. Tutti dati che confermano quanto già noto. Per chi opera in Smart Working la produttività non si riduce, si accresce.

E’ stato poi chiesto quale frequenza i rispondenti trovino adeguata per lavorare in SW. Il 46% ha risposto 1-2 giorni alla settimana; il 26% 3 giorni; il 14% ha risposto sempre e il 9% 4 giorni alla settimana. Emerge chiaro l’orientamento per un sistema di SW permanente, attuato con frequenza settimanale, non mensile come avveniva nei migliori casi prima dell’emergenza, esteso a tutti i ruoli compatibili con il lavoro da remoto, parte integrante dell’organizzazione del lavoro.

Quali vantaggi dell’esperienza dello SW (risposte multiple)?

Per l’82% risparmiare i tempi di viaggio e per il 69% ridurre l’inquinamento legato ai trasporti. Il 43% ha dichiarato “essere più concentrati”. Il 46% trascorrere più tempo con i familiari. Per 43% è un vantaggio decidere in quali orari lavorare; per il 40% lavorare per obiettivi (con autonomia sulle attività). Per il 34% avere più tempo libero, e con la stessa percentuale, l’essere più efficaci nelle riunioni (tramite videocall).
Significativo che in testa ai vantaggi vi siano il risparmio sui tempi di viaggio e la riduzione dell’inquinamento, tenuto conto che la maggior parte dei rispondenti è nella fascia di età 40-49. I temi del benessere organizzativo e della responsabilità sociale delle imprese stanno attirando l’attenzione trasversalmente in tutte le generazioni al lavoro.

Quali sono le lessonslearned dell’esperienza SW sin qui praticata che possiamo trarre dall’indagine yourHR e quali prospettive per il futuro?

Anzitutto, quello a cui stiamo assistendo non è il vero smart working, ma un’esperienza di “lavoro da casa” (home working), in cui il lavoratore non ha possibilità di scelta e che presenta molteplici carenze dal punto di vista organizzativo e funzionale . Tuttavia, anche se in modo “artigianale” e destrutturato, le persone hanno risposto alla chiamata facendo la loro parte, permettendo in molti casi alle aziende di non fermarsi.

Occorre avere presente che del lavoro agile non si potrà fare a meno e non sarà più un’opzione, o un nice to have. Oggi sta riguardando alcuni milioni di persone, in condizioni di emergenza. In futuro ne riguarderà molte di più: potenzialmente 8 milioni, secondo le stime del Politecnico di Milano. Dovrà quindi essere parte della proposta di ogni organizzazione, non imposto per effetto di decreti e sull’onda di emergenze. Sarà al centro del lavoro, non più ai margini, come accaduto sino all’arrivo del Covid 19.

Ma allora occorre chiedersi, posto che il lavoro agile non si è affermato in Italia, analogamente a quanto accaduto in altri paesi europei, dove viaggiava a doppia cifra, cosa occorre fare per favorirne un’efficace diffusione?

Il problema è principalmente nella cultura manageriale ancora largamente diffusa in Italia, al netto di eccezioni rappresentate principalmente da multinazionali, che privilegia la presenza ed il controllo rispetto all’autonomia ed alla delega, come leve di organizzazione e gestione del capitale umano.

Il vero smart working richiede invece una trasformazione del modello manageriale e culturale dove il lavoratore è chiamato ad accrescere il grado di autonomia e la capacità di lavorare per obiettivi valutandone i risultati, il manager ad improntare la relazione con il collaboratore sulla fiducia più che sul controllo, ed in cui si affermano modi di comunicare e di relazionarsi tra tutti gli attori coinvolti che richiedono processi gestionali evoluti e competenze organizzative adeguate. Naturalmente le tecnologie digitali e la diffusione della banda larga contribuiscono a facilitare lo Smart Working e sono dunque essenziali alla sua diffusione.

Trasformazioni di questo genere non avvengono per caso e non possono essere frutto di improvvisazione.
Richiedono viceversa strategie e programmi di change management ben definiti e misurabili n egli effetti.

Occorre partire dall’organizzazione ed avere processi gestionali definiti che facilitino il lavoro a distanza, senza tralasciare la necessità di normare le mutate condizioni di lavoro.
Mettere a punto un “cruscotto” di indicatori che permetta a imprenditore e collaboratori di monitorare velocità e direzione dell’azienda, nell’ambito di un contesto lavorativo che non sarà più quello di prima.
La formazione, mirata e costruita sulle necessità di ciascuna organizzazione, integrata con il coaching, è una grande leva con la quale sviluppare le competenze organizzative necessarie allo sviluppo di un nuovo modello manageriale e promuovere il cambiamento. Occorrono programmi che mettano al centro temi quali il ruolo del manager/team leader come bussola del cambiamento, il capo come coach, la delega, la motivazione, il feedback, la gestione efficace delle riunioni e la gestione del tempo, integrati da momenti di verifica dell’efficacia del percorso intrapreso attraverso survey e focus group.

Come su altri temi centrali per le nostre PMI, anche sullo Smart Working c’è molto da fare.

Noi ci siamo.