I CONSIGLI PER UNA RICERCA E SELEZIONE DI SUCCESSO IN ARMONIA CON IL GDPR

Per essere competitiva sul mercato, l’azienda deve assicurarsi le giuste competenze. Come citato da Harold S. Geneen, “le cinque abilità imprenditoriali essenziali per il successo sono concentrazione, selezione, organizzazione, innovazione e comunicazione”.

Partendo da questo presupposto, il processo di ricerca e selezione riveste un’importanza strategica e di fatto la competizione tra aziende nell’attrarre i migliori profili è sempre più agguerrita. Il modo in cui le aziende si attrezzano è vario, passando da modelli basati su strutture HR interne, che si occupano di tutto il processo dall’inizio alla fine, al ricorso in outsourcing tramite società specializzate.

Sempre più spesso, le attività di ricerca e selezione sono accompagnate e sostenute da attività di comunicazione verso il mercato del lavoro (employer branding) e le aziende si dotano di sistemi ATS (Applicant Tracking System) per poter gestire al meglio i flussi di attività generati dalla gestione delle canditure.

Tanti sono gli aspetti da considerare dai contenuti della comunicazione alla scelta dei canali di ricerca; dal curare la qualità dei colloqui di selezione fino ad assicurare il feedback ai candidati che non sono stati selezionati, anche dopo uno o più colloqui in cui fra l’altro l’azienda può spesso acquisire molte più informazioni personali rispetto a quelle contenute nei CV.

Tra gli aspetti più tecnici ed organizzativi di questo processo c’è quello del trattamento dei dati personali dei candidati che va gestito secondo la normativa in vigore, il Regolamento Generale sulla Protezione dei dati personali, c.d. GDPR. Tale Regolamento europeo costruito su cinque principi cardini richiede l’implementazione di un sistema di gestione del dato personale fondato sulla riservatezza (privacy) dei cittadini europei e il loro diritto a mantenere il controllo sui propri dati personali. 

Per illustrare al meglio gli adempimenti richiesti dal GDPR analizzeremo di seguito il trattamento di una ricerca e selezione svolta in autonomia da una società tramite la sezione “Lavora con noi” del suo sito internet. 

In primo luogo, il principio di trasparenza impone all’azienda comunicare al candidato un’Informativa Privacy relativamente al trattamento dei dati personali previsto, degli scopi, delle misure di sicurezza, delle modalità, dei periodi di conservazione e degli strumenti attuati per l’esercizio dei propri diritti GDPR. L’informativa va rilasciata in modalità digitale tramite un link specifico accessibile nella sezione “Lavora con noi” prima della richiesta di inserimento dei dati personali sul sito. 

Nel caso in cui le modalità di selezione prevedono una profilazione dei candidati in base all’età, livello di istruzione, esperienza o altro, l’art. 22 del GDPR richiede la raccolta di un consenso specifico. Inoltre, il titolare deve essere in grado di dimostrare che il candidato ha prestato il consenso ad uno specifico trattamento. E nel caso in cui, il processo preveda l’utilizzo di sistemi basati sull’Intelligenza Artificiale, sarà necessaria la valutazione d’impatto (Data Protection Impact Assessment) corredata dalle misure di sicurezza adeguate ai sensi dell’art. 25 del GDPR. 

Rispetto al principio di minimizzazione, i dati richiesti nella sezione “Lavora con noi” devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto al processo di ricerca e selezione per il quali sono trattati. Per esempio, una richiesta di informazione strettamente personale come l’eventuale adesione a un partito politico è una violazione del principio citato.

Per proseguire, il principio di conservazione limitata del dato obbliga la società a non tenere in archivio i dati dei candidati per un tempo indefinito, ma a definire ed applicare un tempo di conservazione per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità del processo in essere. Il Garante Privacy indica che il tempo di conservazione dei CV deve essere breve. Oltre che dal rispetto della privacy, questo accorgimento deriva anche dal fatto che la storia professionale delle persone muta rapidamente e il CV potrebbe diventare desueto e non dare conto di nuovi ed ulteriori sviluppi relativi al percorso di formazione e professionale del soggetto anche dopo 12 mesi. In parole povere il GDPR non permette alle aziende di costruire un database candidati (talent pool) per il futuro.

Per sicurezza, le informazioni personali e i CV raccolti nella sezione “Lavora con noi” non possono essere conservati sul sito internet, ma vanno trasferiti in un ambiente protetto, in maniera da garantire un’adeguata sicurezza, compresa la protezione da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione o cancellazione accidentale, perché i dati su internet sono più soggetti a furti. I CV vanno successivamente cancellati al termine del periodo di conservazione definito. 

Per concludere, la società ha il compito di agevolare l’esercizio dei diritti GDPR dei candidati quali poter ottenere dall’azienda, quando possibile, l’accesso ai dati personali che li riguardano, la loro rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento o la portabilità dei dati (artt.15 e ss. GDPR). La società deve comunicare sul proprio sito internet i meccanismi per esercitare tali diritti come un indirizzo mail o un indirizzo postale cui rivolgersi, e deve rispondere entro 30 giorni a tali richieste specifiche. Una mancanza può mettere l’azienda in serie difficoltà perché il candidato può sempre porre un reclamo alle autorità per chiedere la tutela dei propri diritti.

Il reclamo di un candidato può dare luogo ad un’ispezione del Garante della Privacy e l’applicazione di sanzioni che possono ammontare fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato.

L’azienda ha quindi il compito di rispettare i dettami di legge ma anche di instaurare un rapporto di fiducia con il candidato per assicurare l’integrazione di colui che verrà scelto nell’ottica delle competenze più adatte alla strategia aziendale. Il modo in cui l’azienda interagisce nella fase di selezione, anticipa già le modalità del futuro rapporto tra azienda dipendente.

In conclusione, possiamo consigliare le seguenti regole per una gestione vincente dei candidati:

• Comunicare un’informativa privacy ai candidati potenziali
• Contattare i candidati in tutta liceità
• Gestire il processo con i candidati, instaurando un rapporto di fiducia 
• Cancellare i dati personali dei candidati non ritenuti al termine del processo
• Aumentare la trasparenza e gestire i diritti GDPR in modo semplice e positivo.

Per garantire un processo di ricerca e selezione efficace e conforme alla regolamentazione, le società hanno la possibilità di inserire nel proprio organigramma profili altamente specializzati grazie al fractional management per impostare un nuovo processo oppure proporre miglioramenti ai processi in essere.

In conclusione, come ricorda Andrea Pietrini chairman di YOURgroup, “Il fractional manager è di fatto una figura esterna, ma con un approccio operativo, che entra all’interno di un’azienda con un rapporto costi-tempo modulare, forte di una coerenza aziendale e una visione più ampia, quel manager è pronto a portare la sua esperienza a nuovi imprenditori.”