Questa terza ed ultima parte è dedicata a completare assieme i passi [3], [4] e [5] del Canvas.

[3]   Attività e Time Map

Per ogni obiettivo chiave individuato nel precedente passo [2], innanzi tutto si individuano le Macro-attività con cui raggiungerlo.

Disaggregare in macro-attività il percorso da fare permette più facilmente di quantificare il Budget Temporale da allocare ad ognuna di esse, e quindi all’obiettivo.

Definire il Budget del Tempo vuol dire trattare il Tempo come una risorsa. Al pari dei soldi da spendere per ottenere un dato risultato (investimenti e costi operativi), o del numero di persone da dedicarci.

E’ un passo critico  per una efficace Gestione del Tempo, così come per una corretta Gestione della Prestazione.

Per stimare  il tempo necessario per ogni macro-attività, ci si può basare sulle esperienze passate (proprie o altrui), oppure sull’utilizzo di parametri chiave di quell’attività. Più una attività è nuova/ innovativa, più le stime saranno inizialmente imprecise, migliorando poi con l’esperienza.

Per esempio (Figura 2):

Supponiamo di avere l’obiettivo (X1) di raddoppiare il fatturato per una attività di servizio, in cui delivery e fatturazione sono su base giornaliera.

Una delle macro attività per realizzare questo obiettivo sarà quella di Service Delivery (b) ed il suo budget temporale, a meno di non introdurre modifiche del modello di business o del pricing, sarà pari al raddoppio dei volumi (ore) di delivery dell’anno precedente: budget (Y) = 2 x budget (Y-1).

Figura 2

La somma dei budget temporali di tutte le macro-attività (a, b, c) fornirà anche il budget temporale da allocare all’obiettivo X1.

Seguendo lo stesso iter per ognuno degli obiettivi, otteniamo un elenco di macro-attività che portano a realizzarli. Ognuna corredata del suo Budget Temporale.

Ne risulta una tabella complessiva, detta Time Map (Figura 3). Oltre ad essere un output fondamentale della Gestione del Tempo, fornisce un primo elemento per identificare eventuali criticità dell’impostazione generale che abbiamo dato alla Gestione della nostra Prestazione.

Per esempio (Figura 3):

Per un business di servizi erogati e fatturati a giornata, abbiamo supposto di avere quattro obiettivi prioritari:

1. raddoppio del fatturato,
2. aggiornamento professionale,

• marketing,

1. conformità (norme, leggi).

Abbiamo sviluppato in macro–attività ognuno di loro (colonna di destra in Figura 3).

Sulla base di alcuni criteri (colonne centrali) ne abbiamo stimato la durata (Budget Temporale in gg) e le abbiamo accorpate dove possibile (ad es. quelle Amministrative con quelle per la Conformità).

Infine, abbiamo sommato i Budget Temporali ottenendo il tempo totale per evaderle, ovvero per raggiungere tutti e  quattro gli obiettivi.

Figura 3 – Tabella delle macro-attività e dei loro Budget Temporali (Time Map).

Il residuo di 12gg evidenziato in Figura 3 può costituire un Budget di Flessibilità se la Time Map considera veramente tutte le attività che dobbiamo svolgere in un anno. Se così non fosse, dobbiamo stimare anche il tempo necessario per svolgere quelle addizionali e dobbiamo verificare se è inferiore ai 12gg di buffer.

Ove non lo fosse, avremo una prima evidente criticità. Le attività residue (obiettivi non prioritari, imprevisti, ecc.) possono comprimere il budget per gli obiettivi chiave, minacciando la capacità di raggiungerli e quindi la Prestazione. Col solito corollario di stress, conflitti, ritardi e/o cattiva qualità dei risultati.

In questo caso, prima ancora di dare avvio alla prestazione dovremo preoccuparci di:

• come svolgere in modo più efficiente le macro-attività;
• rinegoziare gli impegni (es.: spostarli ad altri, spostare scadenze, ottenere maggiori risorse, ecc).

Figura  4 – Dove siamo arrivati: pronti a pianificare i compiti quotidiani

[4] Pianificare i Task in Agenda

Per prima cosa, la Time Map  aiuta a progettare una struttura per la nostra agenda personale, usando le percentuali di tempo definite per ogni macro-attività (colonna a destra in Figura 3).

Si può adottare una struttura verticale come quella della successiva Figura 5, dove ogni settimana tutte le macro-attività sono sviluppate in parallelo. In figura, i cinque giorni lavorativi sono suddivisi in spazi temporali proporzionali alle % di tempo delle macro-attività.

Figura 5 – Esempio di agenda settimanale a struttura verticale dalla Time Map di Figura 3

Oppure, strutture miste: alcune attività molto ripetitive sono spalmate orizzontalmente lungo tutti i giorni della settimana (come la gestione delle mail). Altre sono distribuite verticalmente, in alcuni giorni della settimana. O del mese/ semestre/ anno se hanno  basse ripetitività.

A questo punto, abbiamo costruito una struttura d’agenda perfettamente coerente con gli obiettivi del processo di Gestione della Prestazione.

E’ un contenitore strutturato, del tutto simile ad un guardaroba dove inseriamo dei capi d’abbigliamento (Figura 6), in cui allochiamo compiti (task) invece di capi.  Permette immediatamente di verificare se un task contribuisce o meno ai nostri obiettivi, aiutandoci a limitare e controllare le dispersioni derivanti da task secondari ( o inutili).

[5]  Risultati e Riesame

Ora siamo in grado di gestire appieno gli aspetti della Prestazione legati alla risorsa Tempo. Infatti possiamo:

• controllarne il consumo durante l’avanzamento verso gli obiettivi, correggendo comportamenti/ scelte. Ad esempio, verificando settimanalmente se è in linea con la distribuzione per macro-attività definita nella Time Map. Per poi intervenire coi passi [6] e [7] dove serve;
• riesaminare l’efficacia degli approcci utilizzati per impostare l’impiego del tempo, modificandoli dove necessario. Ad esempio, verificando se le macro-attività ed il tempo assegnato ci stanno facendo ottenere dei risultati intermedi in linea con gli obiettivi. In caso contrario, vanno usati i passi [6] e [7] per riprogettazione la Time Map (tipo di macro-attività e/o tempo dedicato).

Conclusioni

Chi si occupa di Project Management, sa bene che il Tempo è una delle tre gambe su cui si sostiene qualunque attività finalizzata ad un obiettivo.

Allo stesso modo, non esiste Prestazione efficace senza gestione del Tempo.

In 7 passi, abbiamo messo in pratica questa gestione. Abbiamo evitato di aggiungere strumenti ed attività addizionali, rispetto a quelli necessari per la Gestione della Prestazione: quelli presentati sono proprio gli stessi indispensabili per una qualunque affidabile Gestione della Prestazione:

• Breakdown degli obiettivi, in macro-attività e task;
• Definizione delle Priorità (Matrice U-I) e alternative di gestione di un task (Criteri 4D);
• Ciclo del Fare Riflessivo: Osservazione, Ricerca delle cause [6] e Miglioramento [7]