Introduzione – Gestione di Tempo e Prestazione: il Time Management Canvas

Nella Parte 1 di questo articolo, abbiamo presentato il Time Management Canvas (Figura 1) ed abbiamo descritto in dettaglio due dei quattro strumenti base per la Gestione del Tempo: A) Task e B) Criteri 4D.

In questo seconda parte, descriviamo i due restanti strumenti: C) La Matrice Importanza-Urgenza per stabilire le priorità di un task e D) le 5 Categorie delle cause radice di una inefficace Gestione del Tempo, più alcuni suggerimenti per il miglioramento.

Inoltre, iniziamo il percorso attraverso i 7 passi del Canvas.

Figura 1 – Time Management Canvas

1. C) Livelli di Priorità di un task

Criteri razionali di definizione delle priorità in genere sono Importanza ed Urgenza.

Nella prassi quotidiana si tende a confonderli (“Se è importante è urgente” e viceversa) oppure ad usarli come sinonimi (“Vabbè, comunque sia è da fare prima di altre cose”).

Questa imprecisione genera confusione perché non aiuta a rendere trasparente come si prende una decisione. In una organizzazione, in cui si collabora con più persone, contribuisce a rendere difficile dialogo, negoziazione ed accordo.

Le definizioni di Importanza ed Urgenza che qui usiamo, nel contesto del Time & Performance Management, sono:

• Importanza – quanto un task contribuisce al raggiungimento di uno dei nostri obiettivi chiave;
• Urgenza – quanto la scadenza per la sua evasione è vicina, rispetto ad altri task che ho sul tavolo.

Lo strumento per fare chiarezza non è nuovo, anzi è noto addirittura come Matrice di Eisenhower (o di Covey) e combina entrambi i criteri su due dimensioni distinte (Figura 2).

Figura 2 – Matrice Priorità-Importanza con cui classificare i task.

Nei quadranti della matrice sono inseriti anche i criteri 4D più coerenti col corrispondente livello I-U (per la loro definizione, rivedere la  Parte 1).

1. Cause Radice di una inefficace Gestione del Tempo

Una gestione efficace del Tempo (e della Prestazione in generale) richiede un processo continuo di apprendimento dall’esperienza, basato sul Ciclo del Fare Riflessivo:

• Fare,
• Osservare il risultato e confrontarlo con intenzioni/ obiettivi,
• Ricercare le cause degli scostamenti principali,
• Migliorare la prestazione agendo sulle cause.

Presi dalla compulsione del Fare, gli ultimi tre passi sono quasi sempre trascurati. Per questo non si migliora, non si innova e ci si rinchiude nel “abbiamo sempre fatto così” (compreso lo sprecare un sacco di energie per l’inevitabile successivo “Fare compulsivo”: quello del correre a riparare i danni fatti dall’abitudine).

Come era necessario fare per scegliere la più opportuna gestione un task (paragrafo B – parte 1), per mettere in atto i tre passi trascurati (Osservare, Ricercare, Migliorare) è necessario fare uso di un momento di riflessione su come si agisce e su quanto sia efficace alla prova dei fatti (ad es.: non generare ulteriori sprechi/ problemi, magari per altri colleghi o da affrontare successivamente).

Per quanto riguarda il passo di Ricerca delle cause, l’esperienza accumulata permette di mettere a disposizione:

• una loro semplice classificazione in 5 categorie principali;
• per ogni categoria, fornire una prima lista di suggerimenti su come ridurne l’impatto sull’operatività, se non una completa eliminazione (Figura 3)

Figura 3 –   Cause di un Time Management inefficace: categorie principali e suggerimenti.

A questo punto, siamo finalmente pronti ad iniziare il percorso del Time Management Canvas in Figura 1. Percorso che finiremo con la terza parte dell’articolo, in uscita fra qualche giorno.

[1]   Ridurre gli arretrati

Prima di intraprendere nuove iniziative abbiamo l’occasione per un riesame complessivo di quanto abbiamo lasciato accumulare. Si articola in 6 momenti:

• Dimensionamento complessivo degli arretrati (“quanto tempo ci metto”);
• Definizione delle priorità (“cosa è più importante & urgente”);
• Decidere cosa fare di ogni singolo compito arretrato (Criteri 4D);
• Pianificare e mettere in atto le azioni decise;
• Ricercare le cause principali dell’accumulo (passo [6] del Canvas),
• Avviare azioni di miglioramento [7].

Non affrontare periodicamente questo passo in modo deciso, vuol dire:

• “Tenere in seno dei ladri di tempo”, che sottraggono risorse ai nuovi piani d’attività;
• Reiterare le cause della nostra inefficace Gestione del Tempo.

[2]   Gli Obiettivi personali

Il secondo passo coincide con l’inizio del processo di Gestione della Prestazione: la condivisione dei nuovi obiettivi.

Qualunque attività deve essere il più possibile correlabile agli obiettivi concordati. In caso contrario, è inevitabilmente un “ladro di tempo” ed andrebbe rifiutata. Se non è possibile, va gestito con attenzione il suo impatto sul piano principale di attività.

Nella terza ed ultima parte dell’articolo, in uscita fra pochi giorni, termineremo il percorso attraverso i restanti passi del Canvas

Domenico Famà, Partner yourHR