Introduzione – Gestione di Tempo e Prestazione: il Time Management Canvas

Quando parlo di Gestione del Tempo (Time Management),  a meno che non mi trovi in organizzazioni con una diffusa cultura di Project Management, mi viene detto:

“Il tempo non entra mai in discussione quando viene assegnato un obiettivo ad un collaboratore. Se non tramite l’indicazione non-negoziabile: <<Serve che sia fatto entro X>>”.

Alla maggioranza di noi, sul lavoro succede esattamente la stessa cosa. Da qui l’altrettanto diffusa percezione che il tempo non basti mai, che sia difficile gestirlo, che a sua volta genera un senso continua d’urgenza, di rischio se non paura di essere in ritardo. E’ una delle principali cause di stress, conflitto ed errore/ bassa qualità nelle organizzazioni.

I rimedi tradizionali, come le liste delle cosa da fare (To-Do-List), le Agende (App o cartacee, semplici o complesse) ecc. portano poco beneficio, al  più consistente nel controllo limitato di qualche elemento. Come gli spazi temporali liberi, per evitare sovrapposizioni (agende). O il dimensionamento visivo del carico di lavoro ancora da evadere (lunghezza della to-do-list).

Molto maggiore, e più significativo, è quanto quegli strumenti non forniscono. Ad esempio:

• Quali fra le attività fatte contribuiscono veramente, ed in che modo, agli obiettivi?
• La proporzione dei tempi dedicati alle varie attività è coerente con gli obiettivi da raggiungere?
• E’ corretta la stima dei tempi utilizzata per pianificare l’evasione delle attività?
• Sono chiari i criteri stabiliti per assegnare le priorità delle cosa da fare, e quanto sono coerenti questi criteri gli obiettivi?
• Il modo tempo di lavoro e priorità sono gestiti fornisce elementi chiari e condivisibili per negoziare le tempistiche, e al limite non fare, alcune attività?
• Approcci e strumenti usati per gestire il tempo sono d’aiuto per individuare le aree miglioramento di questo tipo di gestione? Ecc.

Già da questo breve elenco (obiettivi, priorità, pianificare, negoziare, migliorare, ecc.), si vede come Tempo e Prestazione  siano strettamente correlati.

Proporsi di implementare/ migliorare un processo di Gestione della Prestazione, vuol dire verificare:

• La cultura interna sul Time Management (quanto consapevole, allineata ai reali obiettivi, strutturata ed efficace è la gestione del tempo da parte di responsabili e collaboratori);
• Come usare in modo consapevole il fattore Tempo nella Gestione della Prestazione.

Integrare Gestione del  Tempo e  Prestazione in realtà è semplice, seguendo i  7 passi del Canvas del Time Management (Figura 1). Vedremo come farlo in una serie di tre articoli.

Figura 1 – Time Management Canvas

Prima di addentrarci in un maggior dettaglio di questi 7 passi (lo faremo per lo più nelle due successive parti dell’articolo), è opportuno introdurre quattro strumenti base. Indispensabili non solo per una buona Gestione del Tempo, ma per l’efficacia generale della Gestione della Prestazione:

1. I compiti elementari (o task);
2. I principali criteri di gestione di un task (Criteri 4D);
3. I livelli di priorità con cui pianificare ed evadere un task (Matrice Importanza-Urgenza);
4. Le principali categorie in cui si raggruppano le cause radice di un Time Management inefficace e gli spunti per cercare di ridurne l’impatto sulla prestazione.

1. Compiti elementari o task

Un task può essere definito come un compito omogeneo, non ulteriormente suddivisibile. Una qualunque attività con un minimo di complessità è suddivisibile in una sequenza di task.

In genere, i task possono essere evasi in una unità di tempo media quantificabile con una buon grado di certezza (task da:  5’, 10’, 30’, 60’, 2h, …), sulla base del continuo apprendimento dall’esperienza.

Ad esempio:

“Evadere le mail” non è un task ma un obiettivo mal posto (come, entro quanto, ecc. non sono definiti).

“Gestire le mail” non è un task ma un esempio di Macro-attività.

“Gestire una singola mail” è un task, dove per gestione si intende: “decidere che tipo di azione intraprendere e pianificarne l’evasione” (esempi di azioni possibili: cancellare, declinare la richiesta, evadere, delegare la gestione, archiviare senza rispondere, ecc.).

Ogni task va gestito secondo la sequenza:

• valutare se rientra in qualche Macro-attività oppure no (Importanza);
• stimarne la Durata;
• valutarne la Priorità (parte 2 dell’articolo per una linea guida);
• decidere come Gestirlo (Figura 2);
• Pianificarlo in agenda: collocarlo negli slot temporali liberi, al limite spostando altri task relativamente meno Importanti-Urgenti già inseriti.

      2. Principali criteri di gestione di un task

Il flusso di task che dobbiamo affrontare quotidianamente è continuo, incessante. Forte è la tentazione di dare priorità ad una esecuzione automatica, senza riflessione, pur di liberare il tavolo per quelli che arriveranno poco dopo.

Tuttavia, anche se il task ci arriva come richiesta da un cliente (interno/ esterno) o dal capo, è opportuno soffermarsi a riflettere anche pochi soli istanti su due condizioni:

1. Contribuisce agli obiettivi chiave (quelli principali) che debbo raggiungere;
2. E’ compatibile con le risorse che ho a disposizione (tempo in particolare).

Se anche una sola delle due condizioni non è soddisfatta, allora vale la pena ricordarsi che un task può essere gestito in vari modi. I principali sono elencati in Figura 2

Figura 2 – Criteri 4D: principali scelte su come gestire un task

Per sapere quale è più opportuno, in funzione delle caratteristiche di priorità di uno specifico task, ci serve uno strumento per valutare le Priorità (nella parte 2 dell’articolo presenteremo la Matrice Importanza-Urgenza).

NOTA:  Nella descrizione dei  criteri 4D appaiono termini chiaramente correlati ad alcune delle capacità più di frequente richieste nella Gestione della Prestazione: saper negoziare, avere attenzione per i bisogni del cliente, avere una buona leadership (delega, feedback, assegnazione trasparente di compiti ed obiettivi, ecc.). Infatti, la gestione dei task è parte integrante della Gestione della Prestazione.

Nella seconda parte dell’articolo, in uscita fra qualche giorno, descriveremo gli ultimi due strumenti e cominceremo il percorso del Canvas in Figura 1.